In questo articolo costruiremo un database che gestisca le informazioni relative alle proprie vacanze. Un database di questo tipo necessita che, oltre alle classiche informazioni, possano essere archiviati dati multimediali, come immagini, suoni e video.

Al rientro da ogni vacanza, una delle prime operazioni che si compiono consiste nel far sviluppare i rullini e a riversare le riprese video. L’entusiasmo dei giorni di vacanza rivive nelle foto e nei filmati.

Molto spesso le fotografie, le diapositiva e i filmini finiscono insieme con il materiale degli anni precedenti; recuperare in poco tempo ciò che si cerca è, soprattutto per chi non è l’ordine fatto persona, un problema non da poco. Grazie alla possibilità di archiviazione digitale e alle potenzialità di Access, si può realizzare un archivio per i ricordi delle proprie vacanze.

Per individuare il tipo di archivio che bisogna costruire è necessaria un’analisi delle caratteristiche degli elementi che si vogliono memorizzare. Fotografie, diapositive e filmini possiedono infatti sia caratteristiche comuni sia elementi dissimili.

Per tutti bisogna memorizzare le informazioni relative alla vacanza, alla data ed eventualmente all’ora di ripresa, nonché un riferimento per la collocazione. Gli appassionati di fotografia vorranno probabilmente memorizzare anche i dati reditivi all’obiettivo usato, all’apertura, alla velocità dell’otturatore, all’uso di un filtro o del flash. I filmini richiedono informazioni circa la durata, il tipo di codifica e al tipo di supporto di memorizzazione (file, video CD, VHS o DVD).

Tenendo conto delle differenze, è preferibile memorizzare le informazioni relative alle fotografie e ai filmini su due tabelle diverse. Lo stesso sdoppiamento si avrà anche per le maschere, in quanto ogni tabella deve essere visualizzata in una propria maschera. Per rendere più comodo l’uso del database, si creerà una maschera che avrà la funzione di menu per l’accesso ai due archivi.

Quindi, ricapitolando le informazioni per i due media, si possono creare le due tabelle per i dati dell’archivio. La prima tabella, relativa alle fotografie e alle diapositive, deve contenere le informazioni elencate nella Tabella 5.1. Nella seconda tabella vengono memorizzati i dati relativi alle riprese, come esposto nella Tabella 5.2.

Come nei casi precedenti, dopo aver estrapolato le informazioni da includere nel database è necessario definire la struttura della tabella, indicando il tipo di dato per ciascun campo e scegliendo la chiave primaria.

Per quanto riguarda i tipi di dati, ne viene qui introdotto uno nuovo: il tipo logico Sì/No. Esso permette la memorizzazione di un dato che può assumere soltanto due valori. Questo tipo di dato si presta ottimamente per l’informazione sull’uso del flash, in cui è sufficiente memorizzare un sì o un no.

Le informazioni sulla collocazione verranno registrate in due parti: la prima è in formato testo e specifica il luogo di collocazione, la seconda, numerica, che fornisce un’ulteriore specifica sulla posizione. Il dato relativo all’obiettivo e quello riguardante la velocità dell’otturatore vengono indicati in formato testo, vista la natura delle informazioni che devono contenere.

Il dato della dimensione dell’obiettivo è, in genere, di tipo numerico, ma si preferisce usare un campo testale per consentire la memorizzazione delle informazioni di uno zoom (per esempio, 28-105 mm). Il tempo di scatto è, il più delle volte, una frazione di secondo e per consuetudine si indica sotto forma di frazione: per questo motivo si è preferito un campo di tipo testo, che accetti il dato temporale sotto forma di frazione.

Anche per il campo Immagine vi sono novità: il tipo di dato è sempre Oggetto OLE come nel caso del database Gestione bookmark, ma per la visualizzazione della fotografia si sceglierà un collegamento anziché un incorporamento. Ciò significa che la foto non è fisicamente inserita nel database di Access, ma che quest’ultimo memorizza solo la posizione dell’immagine nel disco. In questo modo, il file di database rimane snello e le immagini sono a disposizione sul disco per qualunque altra applicazione che ne abbia bisogno. Se i file delle immagini vengono però spostati o rinominati, il database Archivio vacanze non sarà più in grado di visualizzarli.

Anche per le riprese sarà possibile osservare un’anteprima del filmino, a patto che questa sia stata realizzata e sia disponibile sul disco rigido. In questo caso, il tipo di dato non è Oggetto OLE, ma Collegamento ipertestuale: facendo clic su di esso, Access avvia automaticamente l’applicazione in grado di riprodurre il filmino.

Tra le informazioni elencate nelle due tabelle, nessuna si presta a essere utilizzata come chiave primaria: in tale caso, si può inserire un campo contatore: in entrambe le tabelle viene perciò inserito il campo contatore IDElemento.I campi delle due tabelle sono quindi riassunti nelle Tabelle 5.3 e 5.4.

Le due tabelle non sono collegate fra loro e non è quindi necessario impostare alcuna relazione tra i loro campi. A questo punto il lavoro preparatorio è concluso e si può passare alla fase operativa.

Capitolo tratto da C. Romeo, Come si fa un database con Access, Milano (MI), Tecniche Nuove, 2005.